¿Cómo proteger el sitio Web de mi propia empresa (II)?

Normalmente solemos encargar la creación del diseño o del contenido Web a profesionales y automáticamente damos por supuesto que somos titulares de los derechos de Propiedad Intelectual existentes sobre el sitio por el simple hecho de haber pagado por el trabajo. Sin embargo, no es así exactamente. Lo habitual es que estos profesionales, sean titulares de algunos de los derechos de P.I. sobre las obras que crean, aunque hayamos pagado por ello. Cosa distinta sería, si el sitio Web de mi empresa hubiera sido creado por mis propios trabajadores en el pleno desarrollo de sus funciones; en estos casos, si sería yo quién ostentaría los derechos de autor sobre el sitio, salvo (claro está) tuviera otro tipo de acuerdo con mis empleados.

Por todo esto, es más que recomendable suscribir acuerdos escritos con el creador o creadores de mi sitio Web en los que se especifique claramente quién es el titular de los derechos de P.I. sobre cada uno de los elementos.

¿Qué hay que tener siempre en cuenta a la hora de firmar estos acuerdos? Parece elemental, pero conviene recordarlo y, sobre todo, estructurar las ideas para evitar sorpresas desagradables. Debemos tener en cuenta todo lo relativo al trabajo a realizar y la propiedad de cada uno de los elementos que lo componen,  así como a quién corresponde el derecho de modificación.  También hay que establecer qué parte de la información que se comparte es confidencial y quién es responsable de la información de terceros que se pueda manejar o enlazar desde la web.

Intentemos convertir estas consideraciones en un esquema sencillo que nos permita en todo momento controlar el proceso.

1.     Enumeración de las tareas que se deben llevar a cabo en la construcción de la web. Es decir, además de elaborar el código informático, ¿también corresponderá al creador el diseño y la apariencia del sitio?, ¿se encargará de registrar el nombre de dominio?, ¿suministrará servicios de consultoría?, ¿será responsable del mantenimiento y actualización del sitio…?

2.     Especificación de los propietarios de derechos sobre cada elemento del sitio Web. Lo que quiere decir que hay que asegurarse de contar con todos los derechos de P.I. necesarios para la utilización presente y futura del sitio Web.

2.1.  Quién es el titular de los derechos de P.I. sobre los distintos elementos del sitio Web elaborados por el creador del sitio (por ejemplo, el código informático, los gráficos, los textos, el diseño, los archivos digitales utilizados para crear el sitio…). Al mismo tiempo, hay que detectar los elementos sobre los que es preciso obtener la titularidad de derechos y los elementos sobre los que sería suficiente con una licencia de uso.

2.2. Quién será el titular de los derechos de P.I. sobre el material que mi empresa proporciona al creador para utilizarlo en el sitio Web. Normalmente, hay que aportar marcas, logotipos, información escrita y otro tipo de material. Y en este sentido conviene ser cuidadoso e incluir una lista de esos elementos del sitio Web que pertenecen claramente a mi empresa.

2.3.  Por otra parte hay que especificar  los derechos que tiene mi empresa sobre aquellos elementos cuyos derechos de P.I. pertenecen al diseñador del sitio Web. Y muy importante: qué derecho tengo a efectuar cambios. Como ocurre en la mayor parte de los casos, si para mí fuera importante el hecho de poder actualizar yo mismo el sitio Web o llegado el caso encargar esa actualización a un tercero, debo asegurarme el permiso del creador original y obtener para ello una licencia permanente para efectuar en el futuro todas las modificaciones deseadas.

2.4.  Si existieran elementos cuyos derechos de P.I. no pertenecen al diseñador de la Web ni tampoco a mi empresa (por ejemplo, determinados textos, dibujos, marcas o programas informáticos), hay que determinar a quién corresponde la obtención de la autorización o autorizaciones necesarias para utilizar elementos de terceros.

2.5.  Quién es el titular de los derechos de P.I. sobre los programas informáticos que permiten visualizar el sitio Web y ejecutar sus componentes. Si el creador (o un tercero) son los titulares y mi empresa sólo tiene una licencia para explotarlos, hay que cerciorarse de que se trata de una licencia de amplio alcance (por ejemplo, una licencia que me permita cambiar de creador y de sistema operativo, así como ampliar el uso del sitio para dar cabida a otras entidades empresariales).

2.6.  Es importante plasmar por escrito si el creador del diseño del sitio puede utilizar el trabajo que ha realizado para mí o para mi empresa como modelo para otros sitios Web. Y si puede o no conceder licencias (sobre los programas informáticos o cualquier otro tipo de elementos incorporados a mi sitio Web) a mis competidores.

3.     Todas las partes deberán poder garantizar la titularidad de aquellos elementos que prevén utilizar en el sitio Web, o que tienen la autorización necesaria para utilizarlos, y que los contenidos no violan ninguna ley.

4.     Los cambios, las actualizaciones, la detección de problemas o las reparaciones forman parte del mantenimiento del sitio Web. Por eso, se deberá especificar claramente el nivel de mantenimiento que deseamos y como se va a pagar éste. ¿Actualizará el sitio el creador?, ¿con qué frecuencia?, ¿de qué clase de tareas se hará responsable?, ¿qué medidas se adoptarán si se interrumpe el servicio o se produce una avería…?

5.     Siempre que se divulga información confidencial sobre una empresa, hay que incluir una cláusula de confidencialidad en el acuerdo de creación del sitio Web. De este modo, estaremos protegidos contra la divulgación no autorizada de mis secretos comerciales.

6.      Hay que determinar quién será el responsable de los enlaces con otros sitios Web; así como, quién responderá en el supuesto de que se produzca una demanda por infracción de marca o por otros motivos.

Y por último, no podemos dejar de incluir en el acuerdo de creación del sitio Web, aquellas clausulas relativas a los honorarios y al pago, la indemnización, los descargos de responsabilidad, la limitación de la responsabilidad, la jurisdicción y el Derecho aplicable.

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